¿CÓMO HACER UNA CARTA DE ENCARGO?
En este artículo daremos unas nociones básicas sobre cómo hacer una carta de encargo, la estructura y las normas que la ley de auditoría de cuentas determina para la misma.
En primer lugar, señalar que hay una serie de consideraciones generales a tener en cuenta a la hora de realizar la carta de encargo y que señala la Ley de Auditoría de Cuentas.
El fin de la carta de encargo es establecer una serie de condiciones bajo las cuales se llevará a cabo la auditoría de cuentas anuales de conformidad con los términos establecidos en la legislación vigente.
El párrafo 2.2 de las Normas Técnicas sobre Ejecución del Trabajo establece lo siguiente acerca de la Carta de Encargo y que el auditor deberá acordar por escrito con su cliente:
· El objetivo y alcance del trabajo.
· Los honorarios o criterios para su cálculo, en el período de nombramiento.
· El número total de horas estimado para realizar el trabajo.
Por lo tanto, la carta de encargo se desarrolla antes de aceptar el nombramiento del auditor y en ella se podrá solicitar de la empresa o entidad auditada todos los datos que considere necesarios para preparar su propuesta. Antes de aceptar el encargo, el auditor debe considerar si existe alguna razón que aconseje su rechazo.
Normas técnicas, objetivos y ámbitos de aplicación de la carta de encargo:
· El auditor de cuentas ha de formalizarla por escrito para realizar su trabajo.
· Relacionar otros aspectos cuya inclusión en dicha carta de encargo o contrato de auditoría pudiera ser conveniente y que más adelante se exponen.
· En cuanto al ámbito de aplicación, ésta norma técnica se ciñe a los trabajos calificados como de auditoría de cuentas hechos referencia en el artículo 1 de la Ley de Auditoría de Cuentas.
CARTA DE ENCARGO EN AÑOS SUCESIVOS Y CONTRATACION POR TERCEROS
Mientras está en vigor el nombramiento del auditor no es necesario firmar una carta de encargo por año, salvo que se produzcan factores que indiquen su conveniencia, como por ejemplo: nuevos términos del encargo, cambios en la dirección del cliente, por imposición legal, etc. De no darse este último caso se hará una carta para todo el período.
En cuanto a la contratación por parte de un tercero, el auditor deberá obtener la autorización por escrito de la empresa a auditar para llevar a cabo su trabajo.
ENCARGO REALIZADO POR UN TERCERO
Si el encargo es realizado por un tercero ajeno a los responsables de la organización a auditar o autorizadas por la misma, deberá de obtenerse la debida autorización por parte de dicha entidad a auditar, para realizar la auditoría.
ESTRUCTURA DE LA CARTA DE ENCARGO
Se estructura en las siguientes partes:
Encabezamiento: hace referencia al acuerdo llegado, su alcance y duración, y el compromiso de entregar el informe e informar a los administradores.
Responsabilidades y limitaciones de la auditoría: el auditor expone las limitaciones de la auditoría, la propiedad de los documentos de trabajo y su confidencialidad.
Responsabilidades y manifestaciones de los administradores: formular cuentas anuales, llevar libros de contabilidad, mantener una estructura de control interno adecuada, emitir la carta de manifestaciones, etc.
Honorarios y facturación: criterio para fijar honorarios, importe, horas de trabajo, etc.
Otros datos de interés: fecha de entrega del informe.
Firma de las partes
El contenido de la carta de encargo puede variar para cada actuación, pero incluirá generalmente las siguientes referencias o cláusulas:
· Objetivos generales:
à Establecer el objetivo de la carta de encargo supone la exposición de las condiciones básicas para realizar la auditoría de cuentas en la empresa.
· Información y Responsabilidad:
à Las cuentas anuales, el informe de gestión, así como los consolidados, han de ser entregadas al auditor para ejecutar su trabajo.
à Asimismo, los administradores han de facilitar y permitir el acceso al auditor a todos los registros, documentación y cualquier otra información requerida por éste en relación con el encargo, con el objetivo de que el auditor no tenga ninguna limitación a la hora de recopilar la información.
à Debe quedar reflejado en la carta de encargo que el auditor es responsable de su informe y debe realizar su trabajo de acuerdo con las Normas Técnicas de Auditoría establecidas.
à El auditor goza de la necesaria independencia para la realización del trabajo de auditoría objeto del contrato, de acuerdo con lo dispuesto a en la normativa vigente sobre auditoría de cuentas.
à Indicación de las horas estimadas para la realización del trabajo.
à Indicación de los honorarios para el primer ejercicio y de los criterios para el cálculo de los mismos en los restantes.
à Condiciones de pago de los honorarios.
à Período de contratación, de acuerdo con la normativa vigente.
· Plazos y Planificación
à Deberán de indicarse los plazos de entrega al auditor de las Cuentas anuales formuladas por la organización y firmadas por los administradores de la misma.
à Planificación del trabajo que se va a desarrollar, fechas de entrega del informe de auditoría y distribución del mismo.
· Informe y Colaboración
à Identificación de los destinatarios del informe, así como otras comunicaciones a la Dirección derivadas del encargo.
à Acuerdos relacionados con el grado y naturaleza de la ayuda que se espera recibir de los auditores internos y personal del cliente.
à El informe de auditoría no podrá publicarse de forma parcial. Además, el auditor no deberá emitir su informe ni autorizará a la entidad para que lo publique, si no va acompañado de las cuentas anuales.
à Para garantizar la correcta difusión del informe, si se publicaran las cuentas anuales con el informe de auditoría en un documento que contenga otra información, se exigirá el compromiso de proporcionar al auditor un borrador de dicho documento para su lectura, y el auditor deberá dar su consentimiento antes de la publicación del mismo.
à Indicación de que la información obtenida por el auditor, sus empleados y colaboradores en la realización del trabajo de auditoría de cuentas se mantendrá en estricta confidencialidad.
· Otros aspectos a considerar en la Carta de encargo
El auditor, dependiendo del tipo de auditoría, podrá incluir en la carta de encargo otros aspectos para resaltar ciertos sucesos,. Algunos de ellos son los siguientes:
à Procedimientos a aplicar con los auditores anteriores, antes de comenzar el encargo.
à Acuerdos sobre la utilización de servicios, trabajos etc. de anteriores auditores y expertos en relación con la auditoría de cuentas.
à Establecerá las condiciones necesarias para el acceso a los papeles de trabajo del auditor por parte de terceros, que no estuvieran autorizados por la normativa en vigor.
à Acuerdos referentes a otros servicios que serán efectuados en conexión con el encargo de auditoría de las cuentas anuales.
à Petición de confirmación de la carta de encargo en su caso.
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